Współczesna, nowocześnie zarządzana i dobrze prosperująca firma w pełni korzysta z możliwości i udogodnień, jakie daje XXI wiek. Dziś niewyobrażalne jest, by można było pracować bez użycia komputera, czy podstawowych urządzeń biurowych, przez co ilość wytwarzanych dokumentów jest zadziwiająco wysoka. Jest to efekt nie tylko ilości urządzeń, jakie mamy do dyspozycji, ale i rozrośniętej biurokracji, która wymusza wytwarzanie ogromnych ilości papierowych oraz elektronicznych dokumentów.
Ogrom dokumentów, z których korzystamy na bieżąco, a także i tych, które trafiają do archiwum zakładowego powoduje, że konieczne jest odpowiednie usystematyzowanie dokumentacji i wzorowe jej opisanie. W tego typu czynnościach idealną pomocą okazuje się skanowanie oraz digitalizacja dokumentów, dzięki którym zdecydowanie łatwiej poruszać się w świecie cyfrowej i papierowej dokumentacji. W jaki sposób konkretnie są to pomocne procesy i w jaki sposób wykorzystać je dla potrzeb własnej firmy, wytłumaczy ten artykuł.
Skanowanie oraz digitalizacja na skalę masową
Jak już zostało nadmienione, współcześnie działające firmy, urzędy, czy rozmaite korporacje w bardzo dużym stopniu wykorzystują różnorodną dokumentację. Jest to zarówno dokumentacja cyfrowa, jak i papierowa, dzięki której możliwe jest sprawne funkcjonowanie firmy i prawidłowy obieg dokumentacji. Wielość dokumentacji powoduje jednak, iż użytkownicy tychże dokumentów coraz częściej odczuwają dyskomfort związany z pracą, a brak odpowiedniej umiejętności usystematyzowania dokumentów może powodować duże problemy w firmie, związane z bałaganem w dokumentacji i odnalezieniem konkretnego, w danej chwili niezbędnego dokumentu. Aby tego uniknąć, w wielu firmach coraz częściej dokumenty skanuje się, a następnie digitalizuje i to na masową skalę. Tak zachowane dokumenty są przesyłane pomiędzy pracownikami zaangażowanymi w opracowanie konkretnego zadania, a praca przebiega szybciej i sprawniej.
Droga do nowoczesności i prostego zarządzania
Digitalizacja oraz skanowanie dokumentów nie są jedynie wyrazem nowoczesnego zarządzania firmą i ludzkimi zasobami. To przede wszystkim sposób na usprawnienie procesów przebiegających w firmie. Użytkowanie plików cyfrowych w różnej formie i postaci jest zarówno wygodne, jak i efektywne, przez co pliki cyfrowe zyskują w pracy coraz większą liczbę zwolenników, nawet wśród początkowo negatywnie nastawionych osób.
Oto podstawowe zalety wymieniane przez pracowników korzystających z dokumentacji cyfrowej:
- łatwość odnalezienia dokumentu
- wygoda przechowywania
- możliwość jednoczesnego opracowywania dokumentacji przez kilka osób
- możliwość pracy w dowolnym momencie i czasie nad dokumentem, bez konieczności angażowania archiwum zakładowego w celu uzyskania dostępu do dokumentacji
Skanowanie starej dokumentacji
Wiele firm stosunkowo od niedalekiej przeszłości zaczęła usprawniać swoją pracę dzięki wykonywania zadań firmowych za pomocą e-dokumentacji. Istnieje jednak cała grupa dokumentacji, najczęściej znajdującej się w archiwum zakładowym, która istnieje wyłącznie w papierowej formie. Zauważając skuteczność i efektywność pracy przy pomocy cyfrowej dokumentacji, coraz więcej firm decyduje się na skanowanie starej, papierowej dokumentacji.
Istnieje dużo przesłanek, które jasno udowadniają, iż jest to działanie przynoszące korzyści firmie. Do najważniejszych z nich należą przede wszystkim:
- zwiększenie bezpieczeństwa – zachowanie dodatkowej formy dokumentów poza papierową, jest niezwykle ważne w przypadku konieczności archiwizacji dokumentów i przechowywania ich w archiwum zakładowym. Zabezpiecza papierową dokumentację na wypadek jej zniszczenia, czy zagubienia.
- wygoda w użytkowaniu dokumentów archiwalnych – posiadanie wersji cyfrowej daje możliwość szybkiego dotarcia do treści całej dokumentacji, jaka dotyczy danej sprawy, bez potrzeby poszukiwania dokumentów u współpracowników, czy oczekiwanie na otrzymanie dokumentów z archiwum zakładowego.
Digitalizacja dokumentów i usystematyzowanie posiadanego zasobu
Konieczność prowadzenia wielu bieżących spraw, bardzo często uniemożliwia dokonanie digitalizacji wytworzonej w przeszłości dokumentacji. Mając mnóstwo aktualnych spraw do zrealizowania, firmy często nie dysponują wolnym pracownikiem o odpowiednich umiejętnościach, który byłby w stanie zeskanować, a następnie zdigitalizować posiadany zasób dokumentów. Pomocą w tym zakresie może służyć wówczas profesjonalna firma, której można zlecić podobne zadanie. Jednym z prekursorów tego typu usług na naszym rynku jest firma Rhenus Data Office Polska.
Zeskanowanie dokumentacji oraz jej późniejsza digitalizacja to zabezpieczenie w postaci utrwalenia danych, a także odpowiednie posegregowanie ich. Warunkiem jest oczywiście wprowadzenie właściwych kryteriów, które posłużą za klucz w odnajdywaniu konkretnej dokumentacji. Kluczem tym może być np. rok wytworzenia, tematyka, referent sprawy, etc.
Zeskanowanie dokumentacji w późniejszym terminie pozwala na posegregowanie jej według przyjętego przez firmę porządku, i do przetwarzania ich następnie w cyfrowej formie.
Przebieg procesu digitalizacji
Proces digitalizacji jest czynnością o dużym stopniu skomplikowania. Najprościej można podzielić go na następujące etapy:
- skanowanie dokumentacji z użyciem wysoko wyspecjalizowanego sprzętu
- opis skanów oraz ich skatalogowanie
- stworzenie cyfrowego archiwum
- przesłanie dokumentacji do odpowiednich folderów w cyfrowym archiwum
Choć początkowo może wydawać się, że działanie tego typu jest zbyt czasochłonne, to w ostatecznym rozrachunku okazuje się, iż jest to działanie bardzo korzystne i opłacalne dla firmy.
