Większość użytkowników z powodzeniem otwiera i edytuje dokumenty w tym formacie za pomocą darmowych programów. Jednakże na pewnym etapie potrzeby użytkowników mogą wykraczać poza możliwości tych narzędzi. Wówczas może okazać się konieczne skorzystanie z bardziej zaawansowanych rozwiązań, które umożliwią m.in. łączenie i dzielenie dokumentów, przetwarzanie tekstu w plikach skanowanych czy tworzenie interaktywnych formularzy. Kiedy warto zdecydować się na profesjonalny PDF editor?
Cykliczne zadania
Na potrzeby użytkowników prywatnych, którzy przepisują na przykład kwoty rachunków z PDF-ów do arkusza kalkulacyjnego lub u których pojawia się co najwyżej kilka faktur w formacie PDF z powodzeniem mogą skorzystać z darmowych edytorów tego rodzaju dokumentów. Jednak gdy plików jest kilkaset i są one bardziej złożone, to większość takich rozwiązań okaże się niewystarczająca. W dobrych sklepach z oprogramowaniem w kategorii „PDF editor” można znaleźć narzędzia umożliwiające wykonywanie różnorodnych zadań na dokumentach z rozszerzeniem .pdf. Potrafią one ułatwić pracę i pozwalają zaoszczędzić czas. Prawdziwe kombajny do edycji PDF są w stanie zautomatyzować cykliczne działania, wybiórczo kopiować dane lub dzięki technologii OCR przetwarzać je przed wklejeniem w nowe miejsce.
PDF-y stworzone w różny sposób
Z PDF-em, który powstał jako eksport edytowalnego dokumentu Worda, poradzi sobie spora część darmowych programów i to nawet jeśli chodzi o relatywnie skomplikowane zadania. Wyzwaniem będzie praca na dokumentach innych typów – jak arkusze kalkulacyjne, przy których darmowe programy mogą nie być w stanie prawidłowo zinterpretować skopiowanej treści tabel. Innym przykładem będą też wszystkie dokumenty zdigitalizowane – nie tylko te, które były pisane ręcznie, ale też wydruki, które nie zawsze ściśle odpowiadają formatem wyglądowi oryginału. Tutaj przyda się profesjonalny program, który pomoże wyciągnąć dane z takich dokumentów na potrzeby dalszego przetwarzania.
Zarządzanie i archiwizowanie dokumentami PDF
Podstawowe programy, nawet jeśli przyjąć, że dobrze radzą sobie z pracą na dokumentach w formacie PDF, często w ogóle nie mają funkcji pozwalających na archiwizację lub jakiekolwiek katalogowanie dokumentów. Znów – przy kilku dokumentach miesięcznie można ten problem obejść, ale jeśli chodzi o obsługę firm, w których takich dokumentów mogą być dosłownie setki lub tysiące w każdym miesiącu, to możliwość katalogowania plików w ramach dodatkowej biblioteki w programie, w którym się z nimi pracuje, może być na wagę złota.
